Como organizar contas e documentos.

Como organizar contas e documentos.

Como organizar contas e documentos.

Em um dia tranquilo, despeje todo o conteúdo da caixa no chão e comece a organizar a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Para isso, faça três pilhas: uma para os documentos que precisam ser guardados e arquivados, uma para os documentos que você deve delegar a alguém e outra para os documentos que podem ser descartados.

Antes de colocar um papel sobre a pilha de documentos que precisam ser guardados, pergunte a si mesma se aquele papel é realmente importante. Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento?

1 ano

♦ Contratos de seguro.

♦ Canhotos do cartão de crédito.

♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito.

 

5 anos

♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).

♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU).

♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).

♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais.

♦ Comprovantes de pagamento de aluguel.

♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito.

♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares.

♦ Comprovante de pagamento de cursos livres.

10 anos

♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio.

 Para sempre.

♦ Documentos pessoais.

♦ Certidões.

♦ Passaportes.

♦ Escrituras.

♦ Carnês do INSS.

♦ Holerites.

♦ Testamento.

Por que categorizá-los? Assim fica mais fácil encontrá-los uma vez que estão separados por categorias.

Para isso, pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los.

Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico.

Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos.

Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.

Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.

Registros médicos.

Com base nas categorias acima, crie o seu próprio arquivo!

Agora que você já separou todos os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Existem caixas e pastas dos mais diferentes formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.

Com todo o material em mãos, comece a organizar os documentos dentro das pastas. Na frente escreva o nome da categoria principal – por exemplo, “contas pagas”. Então, em cada uma das abas dentro da pasta, escreva o nome da subcategoria – por exemplo, “luz”, “água”, “telefone” e “aluguel”.

Faça isso até todos os documentos estarem organizados e guardados!

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